La gestion de données au sein d’un organisme gouvernemental

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La gestion de données au sein d’un organisme gouvernemental

Les informations et les données qui circulent au sein d’un organisme gouvernemental sont nombreuses. La plupart sont souvent confidentielles. C’est la raison pour laquelle il est important de bien les gérer avec une solution de gouvernance informationnelle. Vous trouverez, dans cet article, tout ce qui concerne la gestion de données dans ce secteur.  

Qu’est-ce que les données et la gestion de données ?

Les données sont tous les contenus qui peuvent exister dans les départements gouvernementaux. Elles peuvent être de nature physique (papier, courrier, etc.) ou de nature électronique (mail, image, fichier audio, fichier bureautique, entrée de base de données, un document scanné, etc.). La gestion de données est l’ensemble du processus réalisé dans l’importation, le stockage, l’exploration et l’archivage des données nécessaires aux activités d’une organisation. Elle est effectuée pendant le cycle de vie complet de ces données. C’est une pratique importante pour tout type d’organisation, notamment les organismes gouvernementaux. 

Le traitement des données

Le traitement est la phase par laquelle les données passent pour une gestion. Le cycle du traitement offre la possibilité de suivre le circuit des données. Cela débute avec la prise en charge des données, qu’elles soient brutes, isolées ou non structurées, jusqu’à l’identification et la compréhension des liens qu’il y a entre les différentes données. Les résultats de ce traitement aident les départements gouvernementaux dans l’action des pouvoirs publics, mais surtout dans la prise de décisions, qu’elles soient d’ordre opérationnel, tactique ou stratégique. 

Pourquoi gérer les données ?

La gestion des données permet aux administrations publiques de fournir des services plus efficaces et d’augmenter l’efficience au travail. Cette pratique permet également de réduire les risques de perte d’informations et de données. En gérant les données, le service public pourra seulement conserver ce qui a une valeur opérationnelle et limiter la quantité de données à retenir. Cela participera au non-entassement des documents, qu’ils soient physiques ou numériques. Une autre raison de procéder à une gestion de données est d’améliorer la mémoire organisationnelle et le transfert de connaissances. Par ailleurs, la gestion de données offre la possibilité de créer des conditions favorables au sein des organisations et du secteur public.

L’intérêt des outils et des logiciels de gestion de données pour un organisme gouvernemental

Étant donné l’importance des données et des informations gouvernementales, des outils et des logiciels sont utilisés pour leur gestion. Ces éléments offrent des fonctionnalités normalisées pour l’ensemble du processus, allant du code des données jusqu’à leur stockage. Les différentes qualités des outils et des logiciels de gestion des données permettent de faciliter et d’accélérer les tâches les plus complexes. Par exemple, ces éléments peuvent vous proposer une visualisation détaillée de l’ensemble des données de l’organisme. En outre, les outils et les logiciels ont la possibilité de contrôler ces données et de les éloigner des diverses insécurités.

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