Conseils pour planifier son déménagement d’entreprise

Que ce soit parce que votre entreprise prend de l’expansion et que vos locaux sont rendus trop exigus, parce que vous souhaitez vous rapprocher de vos clients ou parce que vous choisissez au contraire de diminuer la taille de votre entreprise, votre déménagement dans de nouveaux locaux est une vaste opération qui nécessite beaucoup de planification. Par où commencer, vous demandez-vous peut-être? Sur Internet regorgent les articles donnant des conseils sur les déménagements résidentiels… mais attention! La planification d’un déménagement commercial est complètement différente. Nous vous donnons quelques conseils pour planifier avec brio votre déménagement d’entreprise.

Choisir les nouveaux bureaux avec soin

Si vous n’avez pas encore sélectionné l’emplacement qui vous intéresse, prenez le temps de bien faire votre choix. Il est important de considérer la taille des locaux, le prix, ainsi que l’endroit où ceux-ci sont situés, afin que vos clients ne soient pas trop déboussolés par le changement. Assurez-vous que votre déménagement est nécessaire puisqu’il entraînera des coûts importants et que la planification devra se faire plusieurs mois à l’avance. Dépendamment du nombre d’employés, vous devrez prévoir de 4 mois à 1 an pour que tout soit bien en place au moment de votre départ. Certaines périodes de l’année sont plus propices à un déménagement que d’autres, en fonction de votre clientèle et des services que vous offrez. La période estivale est souvent un bon moment pour déménager puisque la plupart des gens sont en vacances.

N’oubliez pas de considérer les règles entourant la location de vos anciens locaux : y a-t-il un délai à respecter avant votre départ? Quels services devrez-vous relocaliser (Internet, téléphone, etc.)? Idéalement, vous voudrez anticiper les besoins futurs de votre entreprise afin d’éviter un second déménagement quelques mois ou années à peine après avoir bougé, et pour vous assurer de prévoir un budget suffisant.

Planification et circulation de l’information

Il va sans dire que, pour limiter au maximum les coûts liés à votre déménagement, il est préférable de faire faire plusieurs soumissions auprès de compagnies de déménagement. Par ailleurs, plus vos clients seront avisés rapidement du changement d’adresse, moins il y a de chances que vous les perdiez. Il est conseillé de prendre le temps d’aviser l’ensemble de vos partenaires également afin d’éviter d’éventuels malentendus ou conflits. L’essentiel est de communiquer l’information de manière positive, en faisant ressortir les avantages pour vos clients. Une visite des nouveaux locaux, la possibilité pour les clients et collaborateurs de communiquer leurs idées pour améliorer votre service à la clientèle, l’invitation à un 4 à 7 sont toutes des manières d’intéresser vos partenaires et de leur assurer un service futur impeccable.

N’oubliez surtout pas vos employés! Ceux-ci doivent impérativement être avisés le plus rapidement possible de la date du déménagement ainsi que du nouveau lieu de travail qui sera le leur, ne serait-ce que pour qu’ils puissent trier leurs affaires avant la date butoir. Faites ressortir les avantages liés au nouvel emplacement choisi (éclairage, espace, services à proximité, etc.); il s’agit après tout de l’endroit où ils passent le plus de temps chaque semaine!