Remboursement pour des repas bien arrosés

DÉPENSES. Des hauts cadres de la Ville de Trois-Rivières se seraient faits rembourser des repas dont la consommation d’alcool représentait jusqu’à 50 % du montant de la facture. Ces hauts dirigeants et le maire autorisent eux-mêmes le remboursement de leurs dépenses personnelles, a relevé la vérificatrice générale.

Dans son rapport pour l’année 2015 déposé lundi soir, Andrée Cossette s’est attardée à la gestion des remboursements de dépenses des employés et des élus municipaux de la ville, dont notamment les frais liés aux repas.

Au cours de l’exercice, deux cas précis de factures remboursées ont attiré son attention. «Les consommations alcoolisées atteignaient jusqu’à 50 % de la facture, c’est beaucoup», a déclaré la vérificatrice générale au lendemain du dépôt du document. «Il y aurait lieu d’en limiter le pourcentage», croit-elle. 

Par ailleurs, la politique en vigueur précise que les dépenses de repas incluent les frais de service et les pourboires, mais en aucun cas elle ne mentionne si les frais reliés aux consommations alcoolisées sont inclus dans la notion de repas.

La vérificatrice recommande à la Direction des Finances de «déterminer un montant raisonnable pour la boisson». Actuellement, cette limite acceptable est laissée au bon jugement de la personne qui autorise la facture.

Le document volumineux rappelle également que les directeurs de la ville et le maire ne sont pas imputables de leurs dépenses à un niveau hiérarchique supérieur ou à un comité de vérification.

«Dans un dossier sélectionné de façon aléatoire, j’ai constaté qu’une personne a réclamé un montant supérieur au maximum établi pour les factures de restaurant, et ce, 6 fois sur 7. Ce même employé a autorisé le remboursement», affirme-t-elle. 

Encore une fois, André Cossette précise qu’un comité de gouvernance ou de vérification pourrait jouer un rôle de modérateur et contrer cette lacune en prévenant toute forme d’abus possible. «Il faut rendre des comptes à quelqu’un», dit-elle. 

La Ville de Trois-Rivières a indiqué, dans ses commentaires, qu’un mécanisme d’autorisation pour les remboursements faits aux directeurs sera mis en place. Une réflexion relativement aux remboursements de consommations sera aussi entreprise.

Des règles imprécises ?

Le rapport s’est aussi intéressé aux règles régissant les différents modes de remboursement en place. Elle estime que la multiplicité des modes de remboursements en affaiblit le contrôle.

En effet, il existe différents modes de paiement au sein de la municipalité : carte d’achat de la Ville (crédit), remboursement suite à la présentation d’une allocation de dépenses (formulaire 304-5), remboursement sur la paie et finalement, le paiement de factures produites par un fournisseur de la ville et signées par l’utilisateur.

«À cet égard, une facture peut être remboursée à deux reprises à l’aide d’une photocopie en utilisant deux modes de remboursement distincts, ce qui a été constaté à trois reprises dans des dossiers différents», a souligné Andrée Cossette.

Toutefois, ces erreurs ont été détectées et des correctifs ont été apportés par la Ville.

À noter qu’en 2015, c’est 691 421 $ qui ont été déboursés à l’aide de cartes d’achat de la ville. C’est moins que le 801 339 $ en 2014. 

Les recommandations :

• S’assurer d’obtenir, pour toutes les transactions, des documents originaux pour appuyer les dépenses effectuées afin de réduire les risques d’un double remboursement et ainsi renforcer les contrôles inhérents
• Déterminer le seuil raisonnable toléré quant au remboursement de consommations alcoolisées prises lors de repas.
• Procéder à la mise en place d’un processus de revue ou d’autorisation des remboursements de dépenses personnelles pour les cadres supérieurs et le maire.
• Encadrer les dépenses relatives aux célébrations, aux activités de reconnaissance, mortalités et autres payées par les directions